Um sistema simples de etiquetas do Finder que você consegue manter

Comece com etiquetas para o projeto, o tipo de material e a próxima ação. Use apenas as etiquetas que ajudam a responder a uma pergunta que você faz com frequência.

Você não precisa de um sistema completo de nomenclatura antes de começar. Uma lista curta que você usa de forma consistente é um ponto de partida melhor do que uma lista grande que você vive evitando.

Comece pensando na busca

Pense em um arquivo que você teve dificuldade de encontrar recentemente. Do que você se lembrava sobre ele?

Talvez fosse de um cliente específico. Talvez precisasse de uma resposta. Talvez fosse uma referência que você queria usar de novo.

Essas são boas opções para etiquetas. Detalhes pelos quais você nunca busca não precisam virar rótulos só porque estão disponíveis.

Para uma pasta geral de trabalho, experimente este ponto de partida:

A tabela é um apoio ao planejamento. Esses são nomes comuns de etiquetas, não uma hierarquia que o Finder cria automaticamente.

Dê um único significado a cada status

A parte mais útil de um sistema pequeno costuma ser a lista de status. Anote o significado de cada um antes de aplicá-los amplamente.

Por exemplo, "A revisar" significa que você precisa examinar o arquivo. "Aguardando" significa que o andamento depende de outra pessoa. "Concluído" significa que a ação que você acompanhava foi finalizada.

Evite usar "Concluído" tanto para "Eu li" quanto para "O cliente aprovou" no mesmo fluxo de trabalho. Quando essas distinções importarem, use palavras mais precisas.

Use um único status por vez apenas quando isso fizer sentido. Um arquivo de referência talvez nem precise de status.

Escolha uma única grafia

Decida entre "Fatura" e "Faturas". Escolha "A revisar" ou "Precisa de revisão" para a mesma finalidade, em vez de alternar entre as duas.

Mantenha os nomes legíveis. Prefixos e abreviações podem ajudar em uma lista muito grande, mas não comece com códigos que você terá que consultar.

As cores podem facilitar a leitura de uma lista familiar. Mantenha o significado também no nome, para que o sistema não dependa de lembrar o que cada cor representa.

Baixe o modelo de planejamento de etiquetas em texto simples para anotar suas escolhas. Ele é um material de planejamento, não uma predefinição que pode ser importada no Little Tagger.

Experimente a lista em arquivos reais

Escolha uma pasta em uso e aplique apenas as etiquetas de que você precisa. Não comece etiquetando todos os seus arquivos.

Use o sistema em algumas tarefas normais. Observe quando uma etiqueta facilita a busca e quando apenas acrescenta mais uma decisão. Remova as escolhas desnecessárias antes de ampliar a lista.

O Finder já oferece controles para criar, editar e remover etiquetas. O guia de ajustes do Finder da Apple descreve os ajustes de etiquetas integrados.

Se você usa principalmente poucas etiquetas em arquivos ocasionais, isso pode ser suficiente.

Salve as combinações que você repete

Quando as mesmas escolhas de etiquetas se repetirem, salve-as como predefinições do Little Tagger. Uma predefinição de projeto pode adicionar as etiquetas comuns a ele. Uma ação de status separada pode atualizar apenas a etapa do trabalho.

Use um fluxo de trabalho quando a sequência importar. Nos arquivos cuja revisão você concluiu, remova "A revisar" e depois adicione "Concluído". Mantenha intactas as etiquetas de projeto e assunto não relacionadas à mudança.

O Little Tagger também oferece grupos para organizar a lista de etiquetas dentro do app. Esses grupos são um recurso de organização, não etiquetas extras do Finder nem uma estrutura de pastas no disco.

Revise os nomes antes de mesclá-los

Um nome parecido é motivo para conferir, não para mesclar automaticamente. "Contrato" e "Rascunho de contrato" podem estar relacionados, mas significar coisas diferentes.

Confira como cada etiqueta está sendo usada. As visualizações de arquivos etiquetados e de limpeza do Little Tagger dependem dos locais aos quais o app tem acesso e que já examinou. Não encontrar arquivos com uma etiqueta nesses resultados não prova que ela não seja usada em nenhuma unidade desconectada ou pasta inacessível.

Comece pelas duplicatas óbvias. Preserve as distinções que você ainda usa.

Quantas etiquetas devo ter?

Não existe uma quantidade ideal que sirva para todo mundo. Comece com a menor lista que responda às suas perguntas reais e adicione uma etiqueta quando você conseguir explicar como ela vai ajudar a encontrar arquivos.

Todo arquivo deve ter projeto, tipo e status?

Não. Essas são sugestões para orientar você, não campos obrigatórios. Aplique as dimensões que ajudam naquele arquivo e deixe o restante de fora.

Torne suas convenções reutilizáveis

Primeiro, crie um sistema enxuto. Quando repeti-lo se tornar o problema, o Little Tagger pode ajudar com predefinições, fluxos de trabalho e manutenção da biblioteca de etiquetas. A comparação com o Finder explica quando vale a pena adicionar outro app.