꾸준히 관리할 수 있는 간단한 Finder 태그 체계

프로젝트, 자료의 종류, 다음 할 일을 나타내는 태그부터 시작하세요. 평소 자주 하는 질문에 답하는 데 도움이 되는 태그만 사용하면 됩니다.

시작하기 전에 완벽한 명명 체계를 갖출 필요는 없습니다. 너무 많아서 자꾸 사용을 미루게 되는 목록보다, 일관되게 사용하는 짧은 목록이 더 좋은 출발점입니다.

검색에서 거꾸로 생각해 보세요

최근에 찾느라 애먹었던 파일을 떠올려 보세요. 그 파일에 대해 무엇을 기억하고 있었나요?

특정 고객을 위한 파일이었을 수도 있습니다. 답변이 필요했을 수도 있고, 다시 활용하고 싶은 참고 자료였을 수도 있습니다.

이런 것들이 유용한 태그 후보입니다. 검색할 일이 없는 세부 정보까지 단지 정보가 있다는 이유로 라벨로 만들 필요는 없습니다.

일반적인 업무 폴더라면 다음과 같이 시작해 보세요.

이 표는 계획을 돕기 위한 것입니다. 여기 있는 것은 일반적인 태그 이름이지 Finder가 자동으로 만드는 계층 구조가 아닙니다.

각 상태에는 하나의 의미만 부여하세요

작은 태그 체계에서 가장 유용한 부분은 상태 목록인 경우가 많습니다. 널리 적용하기 전에 각 상태가 무엇을 뜻하는지 적어 두세요.

예를 들어 ‘검토 예정’은 파일을 살펴봐야 한다는 뜻입니다. ‘대기 중’은 다른 사람의 대응이 있어야 진행할 수 있다는 뜻입니다. ‘완료’는 추적하던 작업이 끝났다는 뜻입니다.

같은 워크플로에서 ‘완료’를 ‘내가 읽었음’과 ‘고객이 승인함’이라는 두 가지 뜻으로 사용하지 마세요. 그 차이가 중요하다면 더 정확한 표현을 쓰세요.

하나의 상태만 지정하는 방식은 그럴 필요가 있을 때만 사용하세요. 참고 자료에는 상태가 전혀 필요하지 않을 수도 있습니다.

표기는 하나로 통일하세요

‘청구서’와 ‘청구서들’처럼 같은 대상을 가리키는 표현 중 하나를 정하세요. 같은 용도라면 ‘검토 예정’과 ‘검토 필요’를 번갈아 쓰지 말고 하나를 선택하세요.

읽기 쉬운 이름을 사용하세요. 목록이 아주 길어지면 접두어나 약어가 도움이 될 수 있지만, 뜻을 찾아봐야 하는 코드부터 쓰지는 마세요.

색상을 사용하면 익숙한 목록을 훑어보기 쉬워집니다. 어떤 색이 무슨 뜻인지 기억하는 데 의존하지 않도록 이름에도 의미를 담으세요.

일반 텍스트 태그 계획표를 다운로드해 선택한 내용을 적어 보세요. 이 파일은 계획을 위한 양식이며, Little Tagger로 가져올 수 있는 프리셋이 아닙니다.

실제 파일에 목록을 적용해 보세요

현재 사용하는 폴더 하나를 선택하고 필요한 태그만 적용하세요. 가지고 있는 모든 파일에 태그를 붙이는 일부터 시작하지 마세요.

평소 하는 작업 몇 가지를 이 체계로 진행해 보세요. 어떤 태그가 파일을 찾기 쉽게 하는지, 어떤 태그는 결정할 일만 하나 더 늘리는지 살펴보세요. 목록을 확장하기 전에 불필요한 선택지를 제거하세요.

Finder에는 태그를 생성하고 편집하고 제거하는 기능이 이미 있습니다. 기본 태그 설정은 Apple의 Finder 설정 안내에서 확인할 수 있습니다.

대체로 가끔 파일 몇 개에 태그 몇 개를 사용하는 정도라면 그것으로 충분할 수 있습니다.

반복하는 조합을 저장하세요

같은 태그 조합을 계속 선택하게 된다면 Little Tagger 프리셋으로 저장하세요. 프로젝트 프리셋으로 공통 태그를 추가하고, 별도의 상태 작업으로 작업 단계만 갱신할 수 있습니다.

순서가 중요할 때는 워크플로를 사용하세요. 검토를 마친 파일에서 ‘검토 예정’을 제거한 뒤 ‘완료’를 추가하세요. 관련 없는 프로젝트와 주제 태그는 그대로 유지하세요.

Little Tagger는 앱 안의 태그 목록을 정리할 수 있는 그룹도 제공합니다. 그룹은 정리를 돕는 수단이지 추가 Finder 태그나 디스크상의 폴더 구조가 아닙니다.

병합하기 전에 이름을 검토하세요

이름이 비슷하다는 것은 살펴볼 이유이지 자동으로 병합할 이유는 아닙니다. ‘계약서’와 ‘계약서 초안’은 서로 관련되어 있지만 다른 뜻일 수 있습니다.

각 태그가 어떻게 사용되는지 확인하세요. Little Tagger의 사용 현황과 정리 화면은 앱이 접근할 수 있고 스캔한 위치를 기준으로 합니다. 그 결과에 사용 내역이 없다고 해서 연결되지 않은 모든 드라이브나 접근할 수 없는 폴더에서도 쓰이지 않는다는 뜻은 아닙니다.

명백한 중복부터 정리하세요. 여전히 사용하는 구분은 유지하세요.

태그는 몇 개가 적당한가요?

모두에게 통하는 적정 개수는 없습니다. 실제 질문에 답할 수 있는 최소한의 목록으로 시작하고, 파일을 찾는 데 어떻게 도움이 될지 설명할 수 있을 때 태그를 추가하세요.

모든 파일에 프로젝트, 유형, 상태가 있어야 하나요?

아니요. 이것들은 생각을 돕는 기준이지 필수 필드가 아닙니다. 해당 파일에 도움이 되는 기준만 적용하고 나머지는 생략하세요.

정한 규칙을 반복해서 활용하세요

먼저 작은 체계를 만드세요. 같은 일을 반복하는 것이 문제가 되기 시작하면 Little Tagger의 프리셋, 워크플로, 태그 라이브러리 관리 기능이 도움이 됩니다. Finder 비교 글에서 언제 다른 앱을 추가할 만한지 확인하세요.