在 Mac 上整理发票和收据 PDF，无需移动文件

让发票和收据 PDF 留在您平时保存的位置。添加几个访达标签，标明文稿类型、归档使用的年份，以及您是否已经核对过内容。

Little Tagger 能让这套标签流程重复使用。它不是会计应用，也不会判断发票是否已付款。

先确定归档规则，再选择标签

下载的 PDF 可能涉及多个日期：开票日期、付款日期，以及您保存文件的日期。这些日期不能互相替代。

请确定您的个人归档体系采用哪个年份。应从文稿或现有记录中确认，而不是默认文件的创建日期或修改日期就是答案。

在本例中，年份标签表示文稿上印明的年份。这些示例均为虚构，仅用于说明文件整理方式，不构成记录保留或会计政策。

只有在您经常按供应商查找文稿时，才添加供应商标签。无需把收据上的每一项都变成标签。

从您了解的一批文件开始

打开少量文稿，确认它们是什么。文件名中即使包含“invoice”，也可能仍是草稿、贷项通知单或补充附件。

添加文件前，请将 Little Tagger 设为手动处理。通过 Add Files 或拖放，仅加入目标批次。除非您有意纳入子文件夹中的文件，否则请保持递归处理关闭。

如果发票与收据的区别很重要，请分别处理。不要给“下载”文件夹中的每个 PDF 都添加“发票”标签。

为重复的部分保存预设

如果您已确认一批文件都是 2026 年的发票，请创建包含“发票”“2026”和“待核对”的 Add（添加）预设。

为收据使用单独的预设。“差旅”等用途标签，只应添加到属于该类别的文件。

应用预设后，请先检查几个结果再继续。预期结果应是：相同的 PDF 仍在相同的位置，并已添加选定的访达标签。Little Tagger 不会重命名供应商的文件，也不会更改 PDF 内容。

有关添加标签与替换整组标签的区别，请参阅预设的工作方式。

有意识地更新核对状态

将文稿与您所依据的记录核对后，再更改它的核对标签。两步工作流程可以从已完成核对的文件中移除“待核对”，再添加“已核对”。

请保留年份、类型和用途标签。移除所有标签，会让有用的背景信息与旧状态一起丢失。

不要让“已核对”代表多种含义。确认收据清晰可读，与将其记入账目并不是同一件事。如果您确实需要区分，请使用不同的状态。

“已付款”也只是一个标签。无论预设还是 AI 建议，都不会验证银行交易。

试着回答日后会问的问题

尝试查找所选年份的设备收据，或仍待核对的发票。如果这套体系让这些任务更轻松，它就发挥了作用。

向他人共享单据时，请以双方约定的格式提供对方所需的信息。不要假设您的访达标签会变成对方会计软件中的字段，或上传到电子邮件后仍然可见。

将其他任务分开处理

请继续使用现有备份方式。文稿需要扫描或可搜索文本时，请使用扫描仪或 OCR 工具。金额、付款记录和报表应由会计系统处理。

标签有助于找回文稿，但不会让文件夹变成审计轨迹，也不能据此判断某份文稿是否可以删除。

Little Tagger 能将发票详情读取到字段中吗？

这套工作流程不提供发票字段提取。可选的标签建议，也不能替代您根据文稿和记录核对日期、总额或付款状态。

添加标签会更改 PDF 吗？

Little Tagger 写入的是访达标签，而不是编辑 PDF 内容。文件标签元数据与 PDF 中印明的信息是两回事。

减少处理下一批文件时的重复操作

从一个年份和一种文稿类型开始。确认标签能帮助您找回这些文件后，再保存这套流程以供下一批使用。获取 Little Tagger，或了解范围更广的无纸化文稿使用场景。