建立一套真正能维护下去的简单访达标签体系

从项目、资料类型和下一步行动的标签开始。只使用能帮助回答您经常提出的问题的标签。

您不需要在开始前就设计一套完整的命名体系。与其维护一份总想回避的长列表，不如从一份能坚持使用的短列表开始。

从搜索需求倒推

想一想最近让您费力寻找的文件。您还记得它的哪些信息？

也许它属于某位客户，也许它需要回复，又或许它是您想再次使用的参考资料。

这些信息适合用作标签。您从不搜索的细节，不必仅因为现成可用就变成标签。

对于一般的工作文件夹，可以尝试以下起点：

此表用于辅助规划。这些都是普通标签名称，并非访达会自动创建的层级结构。

让每个状态只有一种含义

小型体系中最实用的部分，往往是状态列表。在广泛应用前，请写清楚每个状态的含义。

例如，“待审核”表示您需要检查文件；“等待中”表示进展取决于他人；“已完成”表示您正在跟踪的行动已经结束。

不要在同一工作流程中，让“已完成”同时代表“我已阅读”和“客户已批准”。如果这些区别很重要，请使用更准确的词语。

只有在适合的情况下，才使用互斥状态。参考文件可能根本不需要状态。

统一名称的写法

请在“Invoice”（发票）和复数形式“Invoices”之间确定一种写法。同一种用途，应统一选择“待审核”或“需要审核”，而不是交替使用。

名称应清晰易读。列表很长时，前缀和缩写可能有帮助，但不要一开始就使用需要查阅才能理解的代码。

颜色可以让熟悉的列表更容易浏览。同时也请让名称表达含义，这样您就不必依靠记忆来区分每种颜色代表什么。

下载纯文本标签规划表（英文），记下您的选择。这是一份工作表，不是可导入 Little Tagger 的预设。

在真实文件上试用列表

选择一个正在使用的文件夹，只应用所需标签。不要一开始就给所有文件添加标签。

在几项日常任务中使用这套体系，观察哪些标签使检索更轻松，哪些只是多增加了一次选择。在扩展列表前，先移除不必要的选项。

访达已经提供创建、编辑和移除标签的控件。Apple 的访达设置指南介绍了内置标签设置。

如果您只是偶尔为文件添加几个标签，这些功能可能就够了。

保存反复使用的组合

如果相同的标签选择不断重复，请将它们保存为 Little Tagger 预设。项目预设可以添加共用标签，单独的状态操作则只更新工作阶段。

当顺序很重要时，请使用工作流程。对于您已完成审核的文件，先移除“待审核”，再添加“已完成”。保留其他不相关的项目和主题标签。

Little Tagger 还提供分组，用于在应用内整理标签列表。这些分组是组织工具，并不是额外的访达标签，也不是磁盘上的文件夹结构。

合并前先检查名称

名称相似值得检查，但不意味着应该自动合并。“合同”和“合同草稿”可能相关，却含义不同。

请检查每个标签的实际用途。Little Tagger 的使用情况和清理视图，取决于它可以访问且已扫描的位置。某个标签在这些结果中没有使用记录，并不能证明它在所有未连接的驱动器或无法访问的文件夹中都未被使用。

请从明显重复的名称开始，并保留您仍然需要的区别。

我应该有多少个标签？

没有适合所有人的固定数量。从能回答您实际问题的最小列表开始；当您能说明一个新标签将如何帮助找回文件时，再添加它。

每个文件都应该有项目、类型和状态吗？

不必。这些只是思路提示，而非必填字段。只应用对该文件有帮助的维度，其余可以省略。

让命名约定可以重复使用

先建立一套小型体系。如果重复操作成了问题，Little Tagger 的预设、工作流程和标签库维护功能可以提供帮助。访达对比指南说明了什么时候值得再增加一款应用。