Ein einfaches Finder-Tag-System, das du wirklich pflegen kannst

Beginne mit Tags für Projekt, Materialart und nächsten Schritt. Verwende nur Tags, die regelmäßig gestellte Fragen beantworten.

Du brauchst vor dem Start kein vollständiges Benennungssystem. Eine kurze, konsequent genutzte Liste ist besser als eine große, die du im Alltag lieber nicht verwendest.

Denke von der Suche aus zurück

Denke an eine Datei, die du kürzlich schwer gefunden hast. Woran hast du dich erinnert?

Vielleicht gehörte sie zu einem bestimmten Kunden. Vielleicht brauchte sie eine Antwort. Vielleicht wolltest du sie als Referenz wiederverwenden.

Das sind nützliche Tag-Kandidaten. Details, nach denen du nie suchst, müssen nicht zu Labels werden, nur weil sie verfügbar sind.

Für einen allgemeinen Arbeitsordner eignet sich dieser Anfang:

Die Tabelle hilft beim Planen. Das sind gewöhnliche Tag-Namen, keine automatisch vom Finder erzeugte Hierarchie.

Gib jedem Status eine Bedeutung

Oft ist die Statusliste der nützlichste Teil eines kleinen Systems. Schreibe vor dem breiten Einsatz auf, was jeder Status bedeutet.

„Prüfen“ bedeutet beispielsweise, dass du die Datei ansehen musst. „Warten“ bedeutet, dass der Fortschritt von anderen abhängt. „Erledigt“ bedeutet, dass die verfolgte Aktion abgeschlossen ist.

Verwende „Erledigt“ im selben Arbeitsablauf nicht gleichzeitig für „gelesen“ und „vom Kunden genehmigt“. Nutze genauere Wörter, wenn der Unterschied wichtig ist.

Vergib nur dort genau ein Status-Tag, wo das sinnvoll ist. Eine Referenzdatei braucht vielleicht gar keinen.

Entscheide dich für eine Schreibweise

Wähle zwischen „Rechnung“ und „Rechnungen“. Verwende für denselben Zweck entweder „Prüfen“ oder „Prüfung nötig“, statt zwischen beiden Bezeichnungen zu wechseln.

Halte Namen lesbar. Präfixe und Abkürzungen können in sehr großen Listen helfen. Beginne aber nicht mit Codes, die du nachschlagen musst.

Farben erleichtern das Überfliegen einer vertrauten Liste. Halte die Bedeutung auch im Namen fest, damit das System nicht vom Erinnern an Farbtöne abhängt.

Lade das Tag-Planungsblatt als Textdatei herunter und notiere deine Auswahl. Es ist ein Arbeitsblatt, keine importierbare Little-Tagger-Voreinstellung.

Teste die Liste an echten Dateien

Wähle einen aktiven Ordner und vergib nur benötigte Tags. Beginne nicht mit allen Dateien, die du besitzt.

Nutze das System bei einigen normalen Aufgaben. Achte darauf, wann ein Tag das Wiederfinden erleichtert und wann es nur eine weitere Entscheidung verlangt. Entferne Überflüssiges, bevor du die Liste erweiterst.

Der Finder bietet bereits Funktionen zum Erstellen, Bearbeiten und Entfernen von Tags. Apples Anleitung zu Finder-Einstellungen beschreibt die integrierten Tag-Einstellungen.

Wenn du hauptsächlich wenige Tags für gelegentliche Dateien nutzt, reicht das vielleicht aus.

Speichere wiederkehrende Kombinationen

Speichere häufig wiederkehrende Tag-Auswahlen als Little-Tagger-Voreinstellungen. Eine Projektvoreinstellung kann gemeinsame Tags hinzufügen. Eine separate Statusaktion ändert nur den Bearbeitungsstand.

Nutze einen Arbeitsablauf, wenn die Reihenfolge wichtig ist. Entferne bei fertig geprüften Dateien „Prüfen“ und füge dann „Erledigt“ hinzu. Behalte andere Projekt- und Themen-Tags.

Little Tagger bietet außerdem Gruppen zum Ordnen der Tag-Liste in der App. Sie sind eine Organisationshilfe, keine zusätzlichen Finder-Tags oder Ordner auf dem Datenträger.

Prüfe Namen vor dem Zusammenführen

Ähnliche Namen sind ein Anlass zum Hinsehen, nicht zum automatischen Zusammenführen. „Vertrag“ und „Vertragsentwurf“ können zusammenhängen und dennoch Unterschiedliches bedeuten.

Prüfe die Verwendung jedes Tags. Die Nutzungs- und Bereinigungsansichten von Little Tagger hängen von zugänglichen und gescannten Orten ab. Ein dort ungenutztes Tag ist nicht zwangsläufig auch auf allen nicht verbundenen Laufwerken oder in allen unzugänglichen Ordnern ungenutzt.

Beginne mit eindeutigen Duplikaten. Bewahre Unterschiede, die du weiterhin brauchst.

Wie viele Tags sollte ich haben?

Es gibt keine sinnvolle allgemeine Zielzahl. Beginne mit der kleinsten Liste für deine tatsächlichen Fragen. Ergänze ein Tag, wenn du erklären kannst, wie es beim Wiederfinden hilft.

Braucht jede Datei Projekt, Typ und Status?

Nein. Das sind Denkanstöße, keine Pflichtfelder. Nutze die hilfreichen Dimensionen und lasse den Rest weg.

Mache deine Regeln wiederholbar

Baue zuerst ein kleines System auf. Wenn die Wiederholung aufwendig wird, hilft Little Tagger mit Voreinstellungen, Arbeitsabläufen und der Pflege der Tag-Bibliothek. Der Finder-Vergleich erklärt, wann sich eine weitere App lohnt.