ファイルを移動・改名せずにMacを整理する
コピーを増やさなくても、1つのファイルを複数の切り口で整理できます。元のフォルダに置いたまま、あとで探す手がかりになるプロジェクト、テーマ、作業段階のFinderタグを追加しましょう。
フォルダの構成はすでに使いやすいものの、1つのファイルが複数の仕事に関係する場合に向いています。
フォルダはそのままに、ファイルを探す別の手がかりを追加する
提案書は、あるクライアントのプロジェクトに属し、確認が必要で、さらに再利用したい調査内容を含んでいるかもしれません。「提案書」というフォルダに入れるだけでは、このうち1つの問いにしか答えられません。
フォルダを増やすこともできますが、その場合はどの分類を優先するか決めなければなりません。コピーを作ると、今度はどちらを編集するべきかという問題が生まれます。
提案書はそのままにして、次の3つのタグを付けてみましょう。
| タグ | わかること |
|---|---|
| Northline | クライアント |
| Webサイト刷新 | プロジェクト |
| 要確認 | 次にすること |
これらは名前の例であり、決まった命名規則ではありません。ファイルを探すときに思い出せる言葉を使ってください。
書類は元のフォルダに残ります。追加したのは文脈であって、管理が必要なコピーではありません。
進行中のプロジェクトを1つ選んで始める
初日の午後にMac全体を整理し直そうとしないでください。よく使うプロジェクトを1つ選び、用途がわかっている少数のファイルから始めましょう。
タグにどの問いへ答えてほしいかを決めます。最初は「どのプロジェクトか」と「何に対応が必要か」だけで十分なことがほとんどです。テーマのタグは、ファイルを再び見つけるための役立つ別の手がかりになる場合だけ追加します。
わかりやすいファイル名は残してください。「Northline proposal.pdf」のような明確な名前は、誰かに書類を送るときにも役立ちます。タグを使っても、適切なファイル名やフォルダが不要になるわけではありません。
同じ基準で一貫してタグを付ける
たまに行う作業ならFinderを使えます。対象のファイルを選び、「タグ」の操作項目を開いて、決めた名前を付けます。標準の機能については、Appleのタグを使ってファイルを整理するガイドを参照してください。
同じ作業を繰り返すならLittle Taggerが役立ちます。最初は処理を手動に設定し、Add Files、ドラッグ＆ドロップ、またはFinderからCommand+Shift+Eのショートカットで対象のファイルを追加します。
そのファイル群に本当に共通するタグを追加するプリセットを作ります。プロジェクト用のプリセットなら、「Northline」と「Webサイト刷新」を追加するものが考えられます。一部のファイルだけに確認状態が必要なら、それは別に付けてください。
ワークスペースにファイルを追加しても、新しい書類ライブラリへ移動するわけではありません。Little Taggerが変更するのはFinderタグであり、ファイル名、保存場所、内容ではありません。プリセットのページで、同じ操作を再利用する方法を説明しています。
タグがファイル探しに役立つか確認する
プロジェクトのフォルダを閉じ、タグを使ってファイルを1つ探してみましょう。タグ一覧の見た目が整っているかどうかよりも、こちらのほうが有効な確認方法です。
Finderでは、タグ付きの項目を表示し、検索をスマートフォルダとして保存できます。スマートフォルダは条件に合うファイルの一覧が変化する仕組みであり、もう1つの保存場所ではありません。必要な条件の保存方法は、Appleのスマートフォルダの手順で確認できます。
たとえば、まだ確認が必要なNorthlineのファイルを探すなど、実際に使う問いを試してください。保存した表示に頼る前に、検索範囲と結果を確認しましょう。
実際に知りたいことの答えに役立たないタグは、必要ないかもしれません。
この方法でできないことを知る
タグは、すでに切れたリンクを修復したり、なくなったファイルを復元したり、バックアップの代わりになったりはしません。また、Little Taggerはフォルダを監視して、新しいダウンロードを所定の場所へ移動することもありません。
コピー、書き出し、共有の際にタグが保持されるかどうかは、使うツールと保存・転送の経路によります。普段のMacのワークフロー以外でタグを頼りにする前に、機密情報を含まない少数のファイルで同じ経路を試してください。
1つのファイルを複数のプロジェクトに関連付けられますか？
はい。作業用ファイルは1つのまま、関連するプロジェクトのタグを付けられます。ただし状態を示すタグには注意してください。プロジェクトごとに必要な判断が異なると、「要確認」が曖昧になることがあります。
フォルダを置き換える必要はありますか？
いいえ。フォルダは安定した保存場所として、タグは追加の文脈を表すものとして使ってください。今の仕組みでは足りないところから始めましょう。
繰り返す作業を楽にする
Little Taggerなら、普段使っているファイルを並べ替えることなく、タグ付けの操作を再利用できます。お使いのMacでの利用について確認するか、小さなFinderタグの仕組みから始めてみてください。