無理なく維持できるシンプルなFinderタグの仕組み

プロジェクト、資料の種類、次の作業のタグから始めます。普段よく尋ねる問いに答えるのに役立つタグだけを使ってください。

始める前に完璧な命名体系を作る必要はありません。使うのを避けてしまう大きなリストより、一貫して使える短いリストのほうがよい出発点です。

検索から逆算する

最近、探すのに苦労したファイルを思い浮かべてください。何を覚えていましたか？

特定のクライアントのファイルだったかもしれません。返答が必要だったかもしれません。再利用したい参考資料だったかもしれません。

それらは役立つタグの候補です。検索することのない細部まで、情報があるというだけでラベルにする必要はありません。

一般的な仕事用フォルダなら、次の構成から試してみてください。

この表は計画のための補助です。ここにあるのは通常のタグ名で、Finderが自動的に作る階層ではありません。

それぞれの状態に1つの意味を持たせる

小さな仕組みで特に役立つのは、状態のリストであることがよくあります。広く使う前に、それぞれの状態の意味を書き留めましょう。

たとえば「要確認」はファイルの確認が必要なこと、「対応待ち」はほかの人の対応がないと進められないこと、「完了」は追跡していた作業が終わったことを意味します。

同じワークフローで、「完了」を「読んだ」と「クライアントが承認した」の両方に使うのは避けてください。その区別が重要なら、もっと正確な言葉を使います。

1つだけ選ぶ排他的な状態は、それが適切な場合にだけ付けましょう。参考資料には、状態自体が必要ないこともあります。

表記を1つに決める

英語のタグなら「Invoice」と「Invoices」のどちらを使うか決めます。同じ目的で「To Review」と「Needs Review」を混ぜて使うのではなく、どちらかを選びましょう。

読みやすい名前にしてください。非常に長いリストでは接頭辞や略語が役立つこともありますが、調べ直さないとわからないコードから始めないようにします。

色は、見慣れたリストを素早く確認する助けになります。ただし、どの色が何を意味するか覚えることに依存しないよう、名前にも意味を持たせてください。

プレーンテキストのタグ計画シート（英語）をダウンロードして、決めた内容を書き留めましょう。これはワークシートであり、Little Taggerに読み込めるプリセットではありません。

実際のファイルでリストを試す

使用中のフォルダを1つ選び、必要なタグだけを付けます。持っているすべてのファイルにタグを付けることから始めないでください。

普段の作業をいくつか、この仕組みで行います。タグで探しやすくなる場面と、判断が1つ増えるだけの場面を見極めましょう。リストを広げる前に、不要な選択肢を取り除きます。

Finderには、タグの作成、編集、削除の機能がすでに備わっています。標準のタグ設定はAppleのFinder設定ガイドで説明されています。

たまに使うファイルに少数のタグを付ける程度なら、それで十分かもしれません。

繰り返す組み合わせを保存する

同じタグを何度も選ぶようになったら、Little Taggerのプリセットとして保存します。プロジェクト用プリセットで共通のタグを追加し、状態用の別の操作で作業段階だけを更新できます。

順序が重要ならワークフローを使ってください。確認を終えたファイルでは、「要確認」を削除してから「完了」を追加します。関係のないプロジェクトやテーマのタグはそのまま残します。

Little Taggerには、アプリ内のタグ一覧を整理するためのグループもあります。これらは整理を助けるものであり、追加のFinderタグでも、ディスク上のフォルダ構成でもありません。

統合する前に名前を確認する

名前が似ていることは、確認する理由にはなっても、自動で統合する理由にはなりません。「契約書」と「契約書の下書き」は関連していても、意味が違うかもしれません。

各タグの使われ方を確認してください。Little Taggerの使用状況や整理の表示は、アクセスでき、スキャン済みの場所に依存します。その結果で使われていないタグがあっても、接続されていないすべてのドライブやアクセスできないフォルダでも未使用だと証明されたわけではありません。

明らかな重複から始めましょう。今も使っている区別は残してください。

タグはいくつ作ればよいですか？

誰にでも役立つ共通の目標数はありません。実際の問いに答えられる最小限のリストから始め、ファイル探しにどう役立つか説明できるときにタグを追加します。

すべてのファイルにプロジェクト、種類、状態が必要ですか？

いいえ。これらは考えるきっかけであって、必須項目ではありません。そのファイルに役立つ切り口だけを適用し、残りは省いてください。

自分のルールを繰り返し使えるようにする

まずは小さな仕組みを作りましょう。繰り返すことが負担になったら、Little Taggerのプリセット、ワークフロー、タグライブラリの管理が役立ちます。アプリを追加する価値がある場面は、Finderとの比較で説明しています。